La gestión del mantenimiento es un pilar fundamental en cualquier organización que busca optimizar sus procesos, reducir costos y garantizar la continuidad operativa. En este contexto, los sistemas de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) se han convertido en una herramienta indispensable. A continuación, exploraremos las 30 razones principales que impulsan a las empresas a adoptar un software CMMS:
1. Planificación y calendarización detallada del mantenimiento
Un Software de Gestión de Activos y Mantenimiento permite establecer planes de mantenimiento preventivo y correctivo de manera detallada, asegurando que cada equipo reciba el cuidado necesario en el momento adecuado.
2. Control de partidas presupuestarias de mantenimiento
Con un software CMMS, las empresas pueden controlar de forma precisa los costos asociados a cada tarea de mantenimiento, facilitando la elaboración de presupuestos y la optimización de los recursos.
3. Agilidad para obtener reportes, indicadores y tableros
Los software CMMS ofrecen una amplia variedad de reportes personalizados que permiten a los usuarios analizar el desempeño de los equipos, identificar tendencias y tomar decisiones basadas en datos.
4. Facilidad de integración con SAP y otros sistemas ERP
La integración con otros sistemas empresariales facilita el intercambio de información y la consolidación de datos, optimizando los procesos y reduciendo la duplicación de información.
5. Reducción de correctivos e incremento de preventivos
Al permitir una planificación proactiva del mantenimiento, los software CMMS contribuyen a reducir el número de averías inesperadas y a aumentar la vida útil de los equipos.
6. Flexibilidad y adaptabilidad
Un buen software CMMS debe ser capaz de adaptarse a las necesidades específicas de cada empresa, permitiendo una configuración personalizada y una evolución continua. Algunos software son demasiado «enlatados» y terminan siendo bastante restrictivos a la hora de realizar adaptaciones o personalizaciones.
7. Alertas de niveles de stock y gestión del inventario
Los software CMMS permiten controlar los niveles de inventario de repuestos y generar alertas cuando es necesario realizar una nueva compra, evitando así interrupciones en las operaciones.
8. Integración con dispositivos IoT
La integración con dispositivos IoT permite recopilar datos en tiempo real sobre el estado de los equipos, facilitando la detección temprana de problemas y la toma de decisiones más informadas.
9. Aplicaciones móviles para técnicos
Las aplicaciones móviles permiten a los técnicos acceder a la información del software CMMS desde cualquier lugar, agilizando la ejecución de las tareas de mantenimiento.
10. Backups en la nube y seguridad de datos
Los software CMMS en la nube ofrecen soluciones de respaldo y recuperación de datos que garantizan la continuidad del negocio y la seguridad de la información. Uno de los problemas que tienen las empresas es la rotación de personal, que al irse de la empresa se lleva la información con él. Una buena documentación en un buen CMMS mitiga este tipo de problemas generando una base de conocimientos que perdure en el tiempo.
11. Superación de las limitaciones de Excel
Los software CMMS ofrecen funcionalidades mucho más avanzadas que las hojas de cálculo, como la gestión de múltiples perfiles de usuarios y permisos de usuarios, la generación de informes complejos y la integración con otros sistemas. Muchas veces sucede que con Excel se torna complejo organizarse y mantener tantas planillas, llega un punto que se vuelve necesario volcar todas las planillas a un sistema especializado como lo es un software del tipo CMMS.
12. Relación costo-beneficio atractiva
Los beneficios que ofrecen los software CMMS, como la reducción de costos y el aumento de la eficiencia, superan con creces el costo de inversión inicial. Existen varias alternativas y modelos de contratación, incluyendo las suscripciones mensuales, anuales e incluso la compra de licencias a perpetuidad.
13. Necesidad de un aliado en auditorías
Un software CMMS proporciona la documentación necesaria para cumplir con las auditorías internas y externas, demostrando el cumplimiento de normas y estándares de calidad.
14. Optimización de costos operativos
Al reducir los costos de mantenimiento, aumentar la disponibilidad de los equipos y mejorar la eficiencia operativa, los software CMMS contribuyen a optimizar los costos generales de la empresa.
15. Operatividad offline para las aplicaciones móviles
La posibilidad de utilizar aplicaciones móviles sin conexión a internet es fundamental en entornos donde la conectividad puede ser limitada.
16. Soporte técnico de primer nivel
Un buen proveedor de Software de Gestión de Activos y Mantenimiento debe ofrecer un soporte técnico de calidad para resolver cualquier duda o problema que pueda surgir.
17. Implementación rápida y eficaz
La implementación de un software CMMS no debe ser un proceso largo y complejo. Un buen proveedor ofrecerá herramientas y metodologías para agilizar la implementación.
18. Gestión de múltiples ubicaciones
Para empresas con múltiples plantas o instalaciones, un software CMMS permite gestionar el mantenimiento de todos los activos de forma centralizada.
19. Gestión de activos y móviles
Los Software de Gestión de Activos y Mantenimiento pueden utilizarse para gestionar el mantenimiento de equipos móviles, como vehículos y maquinaria pesada.
20. Gestión de contratos de mantenimiento
Los software CMMS permiten gestionar los contratos de mantenimiento con proveedores externos, asegurando que se cumplan los términos y condiciones.
21. Información histórica de fácil acceso
Los software CMMS se pueden utilizar para llevar históricos de intervenciones y poder consultar la hoja de vida de los activos de forma rápida y fácil.
22. Gestión de inventarios de repuestos
Los software CMMS permiten controlar los niveles de inventario de repuestos, evitando la falta de piezas y la acumulación de stock innecesario.
23. Gestión de órdenes de trabajo
Los software CMMS permiten crear, asignar y rastrear las órdenes de trabajo desde su creación hasta su cierre, optimizando el flujo de trabajo.
24. Gestión del personal de mantenimiento
Con un software CMMS, se puede gestionar las horas trabajadas por los técnicos, calcular los costos de mano de obra y generar informes de productividad.
25. Capacidad de generación de códigos QR
La posibilidad de «tagear» activos con códigos QR facilita la comunicación y evita errores humanos a la hora de identificar activos, o de generar solicitudes de trabajo sobre los mismos.
26. Tableros y consultas personalizadas
Un software robusto de Gestión de Activos y Mantenimiento no solo proporciona reportes predefinidos basados en las normativas ISO 55001, sino que también permite realizar análisis avanzados mediante tablas dinámicas, reportes personalizados y tableros interactivos de Power BI. Estas funcionalidades reducen significativamente la necesidad de realizar tareas «fuera del sistema», como el uso de hojas de cálculo en Excel, lo que a menudo consume tiempo valioso del personal de mantenimiento. Con estas herramientas integradas, se optimizan los procesos y se ahorran recursos, facilitando una gestión más eficiente.
27. Mejora de la toma de decisiones
Al proporcionar información detallada sobre el estado de los equipos, los software CMMS permiten a las empresas tomar decisiones más informadas sobre inversiones en mantenimiento y renovación de equipos. Vale la pena reparar activos, o el valor de mantenimiento supera el valor de reposición? Cual es el costo promedio de las fallas más frecuentes? Que tipo de insumos me conviene tener en Stock? Son preguntas que uno puede responder con este tipo de sistemas.
28. Cumplimiento normativo
Los software CMMS ayudan a las empresas a cumplir con las normativas y estándares de seguridad, garantizando que los procedimientos de mantenimiento sean seguros y legales.
29. Aumento de la vida útil de los activos
Al realizar un mantenimiento preventivo adecuado, los software CMMS contribuyen a aumentar la vida útil de los equipos, reduciendo la necesidad de costosos reemplazos.
30. Mejora de la satisfacción del cliente
Al garantizar la disponibilidad y el buen funcionamiento de los equipos, los software CMMS contribuyen a mejorar la satisfacción del cliente, al reducir los tiempos de inactividad y las interrupciones en el servicio. Sumado a esto, herramientas como la gestión de tickets (solicitudes de trabajo) permiten mejorar la atención a los clientes internos, pudiendo llevar una trazabilidad del puntaje brindado a los técnicos u operarios a medida que realizan las tareas asignadas.
Conclusión
El uso de un software CMMS ofrece una gran cantidad de beneficios que van más allá de la simple gestión del mantenimiento. Desde la mejora de la planificación y la reducción de costos, hasta la optimización de recursos y la garantía del cumplimiento normativo, la implementación de un software CMMS es una inversión estratégica que ayuda a las empresas a mejorar su eficiencia operativa y su rentabilidad. Cada empresa puede encontrar en un software CMMS una solución adaptada a sus necesidades, logrando una gestión del mantenimiento más ágil, eficiente y rentable.
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