Para los líderes de mantenimiento, tomar decisiones informadas es fundamental, y el CMMS (Sistema Computarizado de Gestión de Mantenimiento) es una herramienta que puede marcar la diferencia. Sin embargo, la implementación de esta tecnología todavía enfrenta una serie de mitos que pueden hacer que muchos duden de su valor real.
Vamos a explorar y desmentir los mitos más comunes sobre el CMMS, mostrando cómo puede realmente transformar la gestión de mantenimiento cuando se usa correctamente.
Mito 1: “El CMMS es solo para grandes empresas”
Uno de los mitos más persistentes es que el CMMS es una herramienta exclusiva para grandes corporaciones con un extenso parque de activos.
Realidad: Un CMMS es igualmente útil para empresas de todos los tamaños. En las pequeñas y medianas empresas, donde el equipo de mantenimiento puede ser reducido, un CMMS permite una organización sistemática de tareas, optimizando recursos y asegurando que los activos se mantengan en condiciones óptimas. Los beneficios de visibilidad y control que proporciona el CMMS pueden marcar una diferencia enorme, mejorando la eficiencia sin necesidad de aumentar la plantilla.
Mito 2: “Implementar un CMMS es muy caro y complejo”
Este es otro mito que a menudo desalienta a las empresas de adoptar un CMMS. Aunque en el pasado los sistemas de gestión de mantenimiento requerían grandes inversiones en infraestructura, la tecnología actual ha evolucionado considerablemente.
Realidad: Hoy en día, existen opciones de CMMS basadas en la nube, que no requieren grandes inversiones iniciales ni complicadas instalaciones. Las soluciones en la nube permiten una implementación rápida y a menor costo, con acceso desde cualquier dispositivo. Además, estos sistemas suelen actualizarse automáticamente, lo cual elimina la necesidad de mantenimiento interno. Empresas de cualquier tamaño pueden encontrar opciones adaptables a sus necesidades y presupuesto.
Mito 3: “El CMMS solo sirve para el mantenimiento preventivo”
Aunque es cierto que el CMMS facilita enormemente la planificación y ejecución del mantenimiento preventivo, su funcionalidad va mucho más allá.
Realidad: Un CMMS es una herramienta versátil que también apoya la gestión del mantenimiento correctivo, solicitudes de trabajo, checklists, y predictivos. Con la capacidad de analizar datos históricos y patrones de fallos, el sistema ayuda a identificar tendencias y a predecir problemas antes de que ocurran. Esta capacidad predictiva es especialmente valiosa en industrias intensivas en activos, donde el tiempo de inactividad no planificado puede generar grandes costos.
Además, un CMMS permite coordinar las reparaciones correctivas de manera eficiente, reduciendo el tiempo de respuesta y asegurando que los activos se mantengan en funcionamiento. Otro de los puntos fuertes es la gestión de repuestos y la facilidad en la generación de indicadores de todo tipo.
Mito 4: “El CMMS es difícil de usar para el personal de mantenimiento”
La adopción de un nuevo sistema de software puede parecer intimidante, especialmente para los técnicos y operadores que no tienen una formación avanzada en tecnología.
Realidad: Los CMMS modernos están diseñados pensando en el usuario final, con interfaces intuitivas y funciones fáciles de utilizar. La mayoría de los sistemas ofrecen configuraciones simples, opciones de personalización y módulos de capacitación que ayudan a que el equipo se familiarice rápidamente con el sistema. Además, muchos proveedores ofrecen aplicaciones móviles, permitiendo a los técnicos registrar órdenes de trabajo y actualizar el sistema desde cualquier lugar. Lejos de ser una barrera, la usabilidad del CMMS es una prioridad para los desarrolladores, asegurando que sea accesible para todo el personal, usualmente decimos que «Si saben utilizar herramientas como Whatsapp en el celular, no deberían tener problema en el uso de APPs móviles de CMMS».
Mito 5: “El CMMS solo ayuda a reducir el tiempo de inactividad”
Reducir el tiempo de inactividad es un beneficio clave del CMMS, pero limitar su impacto a solo este aspecto es minimizar su verdadero alcance.
Realidad: Además de reducir el tiempo de inactividad, un CMMS impacta positivamente en la gestión de inventarios, el control de costos, la planificación de recursos y la vida útil de los activos. Con un CMMS bien implementado, las empresas pueden llevar un control preciso del inventario, optimizando el uso de piezas de repuesto y evitando compras innecesarias. Asimismo, la posibilidad de analizar el historial de costos y la eficiencia de cada activo permite tomar decisiones estratégicas sobre reemplazos, reparaciones o renovaciones.
Mito 6: “El CMMS solo beneficia al departamento de mantenimiento”
Muchos ven el CMMS como una herramienta exclusiva para el equipo de mantenimiento, cuando en realidad sus beneficios se extienden a toda la organización.
Realidad: El CMMS facilita la comunicación y colaboración entre distintos departamentos. Por ejemplo, el departamento de finanzas puede acceder a datos de costos y presupuestos de mantenimiento, lo cual ayuda en la planificación financiera. Producción, por su parte, se beneficia de la reducción en tiempos de inactividad y la mejora en la confiabilidad de los equipos, teniendo un canal de acceso rápido al área de mantenimiento mediante las APPS de celulares por ejemplo, donde pueden cargar solicitudes de trabajo, reemplazando canales informales, cuellos de botella operativos y duplicación de trabajo. En última instancia, el CMMS promueve una cultura de gestión integral de activos, donde todos los departamentos están alineados en torno a los mismos objetivos de eficiencia y rentabilidad.
Mito 7: “El CMMS no es necesario si ya se lleva un buen control manual”
Algunas empresas, especialmente aquellas con procesos de mantenimiento establecidos, creen que pueden mantener una buena gestión sin un CMMS.
Realidad: Aunque llevar un control manual puede funcionar en algunas circunstancias, este método es propenso a errores humanos, pérdida de información y, sobre todo, limita el análisis de datos a gran escala. Con un CMMS, toda la información está centralizada y disponible para consulta en cualquier momento, facilitando el análisis histórico y la toma de decisiones basadas en datos. Además, en un entorno manual es fácil pasar por alto tareas programadas, mientras que el CMMS envía alertas y recordatorios para garantizar que nada se quede sin atención.
Mito 8: “El CMMS requiere demasiado tiempo para configurarse y no se adapta a nuestras necesidades”
Finalmente, muchos creen que implementar un CMMS implica largas horas de configuración y que el sistema será rígido, sin adaptarse a sus procesos particulares.
Realidad: La mayoría de los CMMS actuales son altamente configurables y escalables, permitiendo que cada empresa adapte el sistema a sus necesidades específicas. La configuración inicial puede ser un proceso relativamente rápido si se cuenta con un proveedor que ofrezca soporte y guías paso a paso. Además, al ser modular, el CMMS permite que la empresa elija las funciones que necesita y que posteriormente pueda agregar nuevos módulos conforme sus necesidades crecen o cambian. Esto hace que la implementación sea gradual y controlada, permitiendo aprovechar al máximo el sistema sin sobrecargar al equipo.
Aprovechando el CMMS para Maximizar el Valor en Mantenimiento
Desmitificar el CMMS es el primer paso para entender su verdadero valor. Los jefes de mantenimiento que optan por adoptar esta tecnología no solo están mejorando sus operaciones diarias, sino que también están construyendo una base sólida para el futuro de la gestión de activos en su empresa. Los datos históricos, el seguimiento en tiempo real y la capacidad de optimizar recursos convierten al CMMS en una herramienta estratégica, que ofrece beneficios medibles y tangibles a corto y largo plazo.
Para aquellos que aún dudan de la utilidad de un CMMS, basta con considerar el impacto que puede tener en los costos, la eficiencia y la vida útil de los activos. Ya sea que estés gestionando una pequeña planta de producción o una gran fábrica, el CMMS puede ser la clave para llevar tu operación de mantenimiento a un nuevo nivel de eficiencia y control.
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